许昌智慧档案-河南缮文档案归档-企业智慧档案系统

随着现代信息技术的发展，为智慧档案资料的保管与利用提供了科学、有效的手段和工具——“档案管理系统”。

制定科技档案归档范围和保管期限表

文件鉴定根据归档范围，将不属于归档范围的文件材料和重复文件清出；

资料组卷1、根据文件材料的内容、重要程度将相同或相近的文件组成案卷针对具体项目的管理性科技文件放入所针对的项目文件中,按阶段或分年度组卷；科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷；成册、成套的科技文件宜保持其原有形态；

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分类是图书、档案、情报及照片智慧档案的方法之一，或主要方法之一，但是如果把它作为管理方法和检索途径，势必会造成漏检率高。

原因一，在某些情况下，一张照片可能反映的是一个类或主要是一个类，但是很多情况下，一张照片可能反映的是两个类或三个类或更多的类，随着时代的发展，一张照片涵盖的信息呈多元化，这就为准确分类带来难度。尤其是现在新闻发稿照片涉及的面之广、照片涵盖的信息之多，使得现在的“类”越来越难分。 原因二，人们对一张照片所属类目的理解难以统一。不同分类人可能把同一张照片分到不同的类，这也为查找带来难度。而且，在分类的把握上，人的主观判断带有的随意性也会导致类目确定的不稳定性，而将这种主观的判断作为检索路径，就容易出现找不到或找不全档案的情况。

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智慧档案工作的重要性终体现在服务社会的效果上，服务性是档案工作的基本属性。通过智慧档案的利用服务，档案工作的重要性才能体现出来，因此，服务性是档案工作存在和发展的基本因素。

档案综合管理系统是集计算机技术、网络技术、大量影像数据管理技术、全文检索技术、安全控制技术于一体。建立大量的影像数据库、电子目录库、全文信息库，以档案的目录信息、电子影像信息、电子文件信息、全文信息为管理内容，实现数据采集、实体管理、安全管理、安全控制、日志管理等诸多功能。完成从档案接收、数字化加工、电子文件归档、整理编目、信息发布、档案利用、库房管理、档案移交等全过程计算机管理系统。

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