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通过数字水印技术使电子文件在利用过程中的版权受到保护。数字签名技术鉴别电子文件是否被篡改。数据加密技术对电子文件进行加密压缩保护，防止拷贝打开。

通过这些软件技术，使电子文件的法律效益得到保护。对电子文件加盖电子档号章保证其归档依据。电子文件进行分类整理归档后，通过软件技术读取电子文件机读数据自动生成电子档号章，保持与纸质文件归档工作的一致。包含电子档号章的电子文件能够更好的体现档案的法律依据。

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采用一案一卷原则，一卷一号的原则立卷。卷宗由封面、卷内文书材料、封底组成。其中：

1.封面、封底应采用区法律援助中心统一订制的卷皮；

2.卷内文书材料以白色A4打印纸或白底黑格A4纸作为标准用纸；不能或不宜采用A4纸张时，建设档案整理收费标准，可以采用相当规格的纸张；书证、照片等不符合A4纸张规格的文书材料，可以用A4纸张粘贴后入卷。

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和长期保存的建设档案整理应采用不锈钢订书针装订。编档号科技档案档号应按照分类方案进行编制，建设档案整理公司，产品、基建、科研、设备类档案分别编制档号。

一个项目的档案案卷排列，可按照项目的形成时间分阶段排列，并编制档号。档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。全宗号:需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定;分类号：应根据本单位分类方案设定的类别号确定；项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；目录号：应填写目录编号；案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。

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