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比如，当某位领导的照片只有一张时，装在一个本里即可，如果超过五六十张的时候，就需要再装下一个本，同时需要调整本内的照片内容，或再按内容分本，或再按时间分本。

当非洲的照片不多时，可能会装一个本，而随着照片的增多，就会根据非洲各国照片的多少再按国家分出埃及、肯尼亚等等；如果埃及的照片再增加了，那就需要再按时间重新排列或再分出埃及政治、埃及工业、埃及农业、埃及文教等。一张照片需要多项工序，反复作业、手续繁杂。

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电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行保存。

电子文件打印功能应进行授权控制，授权打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。　　档案利用需要借助现代化的管理手段为智慧档案管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。

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科技智慧档案主要保存的是在科学研究和生产过程中的形成的具有一定价值的材料以及声像资料等，记录了科学项目的研究步骤、研究重点以及终所取得的研究成果。

科技智慧档案具有技术性、成套性、多样性等特点，它既不同于文书档案、专门档案，也不同于科技文件和科技资料，因此需要有不同于普通档案管理的专门工作方法。总的来说，科技档案管理也是一门技术活，对工作人员有着很高的技能要求，它要求遵循各类科技档案的形成规律和特点，按照一定的原则、方法和科学的程序，完整、准确、系统地保管好科技档案，及时、充分地开发利用科技档案信息。

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