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智慧档案材料载体变质或字迹退色不清时,须进行抢救。抢救材料一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料,必须认真细致、核对无误,注明单位和日期。
建立档案副本的材料不够时,可选择正本中的材料进行,将件存副本,其原件必须存入正本。
为便于装订、保管和利用,延长档案材料的寿命,对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料,应进行技术加工。
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智慧档案工作的重要性终体现在服务社会的效果上,服务性是档案工作的基本属性。通过智慧档案的利用服务,档案工作的重要性才能体现出来,因此,服务性是档案工作存在和发展的基本因素。
档案综合管理系统是集计算机技术、网络技术、大量影像数据管理技术、全文检索技术、安全控制技术于一体。建立大量的影像数据库、电子目录库、全文信息库,以档案的目录信息、电子影像信息、电子文件信息、全文信息为管理内容,实现数据采集、实体管理、安全管理、安全控制、日志管理等诸多功能。完成从档案接收、数字化加工、电子文件归档、整理编目、信息发布、档案利用、库房管理、档案移交等全过程计算机管理系统。
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智慧档案按照文件形成的特点和规律,保持文件之间的历史联系,区分保存价值,智慧档案能够反映历史真实面貌,便于保管和利用。
为了解和掌握档案工作的基本情况,分析档案工作的规律性,提案管理的水平,需要开展档案的统计工作,对档案和档案管理的状态进行数量观察和分析研究。这是一项“了解家底”的工作。档案事业统计年报制度已施行近40年,要按照严格严肃、严谨严密的要求规范档案统计工作,强化数据的真实性、准确性,使统计结果能够更好地服务决策规划。
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